O primeiro passo para realmente entender o que um cliente precisa é ouvir ativamente. Faça seus clientes se sentirem ouvidos. Não interrompa, faça perguntas esclarecedoras e certifique-se de anotar as coisas importantes.
Há uma boa chance de que seu negócio tenha um processo para organizar dados de clientes e talvez até mesmo um software de CRM para ajudar você a rastrear consultas. De qualquer forma, certifique-se de manter notas sobre suas interações com clientes, incluindo datas de consulta, detalhes do problema e status de resolução.
Isso torna mais fácil para qualquer pessoa da sua equipe de atendimento ao cliente acessar rapidamente as informações do cliente de que precisa. Especialmente se um cliente retornar a ligação e um representante diferente atender o telefone.
Faça pausas físicas e mentais. Dowd também falou aqui sobre o assunto de fazer pausas:
“Uma coisa importante a lembrar é fazer pausas. Ficar no telefone pode ser cansativo porque você sente que está sempre ‘ligado’, então lembrar de se afastar do computador é super importante.”
Pausas mentais são tão importantes quanto as físicas. Mesmo que você não consiga se afastar da sua mesa todas as vezes, tente pensar em outras maneiras de descomprimir por alguns minutos. Por exemplo, por que você não experimenta o Wordle ?