Depois de identificar de três a cinco finalistas, é hora de revisar suas informações e validar as referências.
É assim que você inicia suas avaliações de ERP – Entre em contato com cada um dos potenciais fornecedores e dê-lhes a boa notícia: você está na lista! (Não há problema em dizer a eles quantos outros finalistas existem e até mesmo informá-los com quais empresas estão competindo, se você achar apropriado.).
Em alguns casos, você também pode pedir aos fornecedores que refinem suas sugestões.
Fale com (ou visite) usuários atuais do sistema, de preferência no seu setor (ou mercado semelhante) e em empresas de porte semelhante.
Obtenha referências caso os fornecedores ainda não as tenham fornecido. (Os fornecedores podem hesitar em fornecer referências devido a questões de concorrência. No entanto, você deve insistir. Assegure-lhes que assinará e cumprirá acordos de não divulgação).
Procedimento para demonstrações de sistemas ERP – Agora também é o momento de convidar os candidatos pré-selecionados para realizar demonstrações detalhadas dos seus sistemas. No entanto, você deve controlar essas demonstrações.
Forneça a cada candidato um roteiro ou lista de recursos que você gostaria de ver com bastante antecedência da demonstração programada. Todos os fornecedores potenciais devem receber a mesma lista.
Permita que os fornecedores apresentem recursos específicos que desejam destacar somente depois de demonstrarem a você os recursos e processos descritos na RFP.