Para muitos funcionários federais, o trabalho remoto se tornou a norma, em vez da exceção . A mudança repentina forçou as agências a digitalizar uma série de processos analógicos quase instantaneamente, incluindo a adoção de assinaturas digitais em vez de assinaturas manuscritas, “molhadas”. Aqui estão quatro dicas para garantir que as assinaturas digitais sejam seguras:
Diferencie entre assinaturas digitais e eletrônicas – Assinaturas eletrônicas se tornaram populares porque são fáceis de implementar. As pessoas podem assinar documentos usando um mouse ou o dedo para “escrever” uma assinatura em uma tela que é transferida para um documento. Não há regulamentações que regem essa prática, então o cliente tem que confiar que a assinatura é segura.
Uma assinatura digital vem com segurança aprimorada. Quando um documento é assinado, a assinatura é autenticada contra uma impressão digital eletrônica que valida a identidade da pessoa. Essas informações são armazenadas no documento e serão mostradas se alguém adulterar o documento depois que ele for assinado.
Gerencie documentos assinados com processos automatizados – Antes de serem assinados, os documentos devem ser criados e editados; uma vez assinados, eles devem ser armazenados e rastreados. Fazer isso manualmente cria inúmeras oportunidades para erro humano, o que pode violar mandatos de conformidade ou políticas internas.
Ferramentas de automação criam um caminho para documentos eletrônicos que guiam o trabalhador pelo processo. Isso torna o gerenciamento do ciclo de vida do documento mais fácil e minimiza a chance de erro.